Hoe werken we bij de bouw van Aurora samen en gezond door?

Wij zien erop toe dat zowel het ontwerp als de realisatie daarvan binnen de afgesproken budgetten en kwaliteit wordt uitgevoerd. In de zomer van 2019 startte de bouw van de eerste twee fasen met bouwcombinatie ‘Build2Learn ULC Wageningen’ als uitvoerende partij. De opdracht: bouw een flexibel, transparant en groen onderwijsgebouw met een BVO van ruim 15.000 m2 voor 3.500 extra studenten.

In het najaar van 2019 nam de Nederlandse regering strikte maatregelen om de PFAS- en stikstofverontreiniging te verminderen. En toen kwam de coronacrisis. Begin maart 2020 reageren overheden wereldwijd op de pandemie met beschermende maatregelen. Ook de bouwsector is door deze maatregelen getroffen. Wat betekenen deze maatregelen voor de voortgang van dit bijzonder mooie project? Hoe kunnen we de schade zoveel mogelijk beperken? En hoe ga je als directievoerder om met een dergelijke situatie?

Een soepele samenwerking

De corona maatregelen hebben op zijn zachtst gezegd ieders plannen en ieders zijn werkzaamheden compleet doen veranderen. Voor de bouw betekent dit dat er zo min mogelijk mensen op de bouwplaats zijn en dat er met een strikt protocol wordt gewerkt. Maar dat is niet de enige impact. De bouw is afhankelijk van bouwmaterialen van externe leveranciers en bouwvakkers uit het buitenland en vele bouwvakkers komen uit het buitenland. Uit vrees voor langdurige scheiding van hun families zijn veel buitenlandse bouwvakkers teruggekeerd naar hun vaderland. De aannemer krijgt te maken met plotselinge personeelstekorten en dreigende leveringsproblemen.

Als bouwadviseur moet je daarom goed op de hoogte blijven van de actuele maatregelen en goed sturen op de projectrisico’s. Belangrijk daarbij is een soepele samenwerking essentieel. Door transparant en duidelijk te zijn in communicatie en toegankelijk en medelevend zijn is dit mogelijk.

Werk- en bouwvergaderingen vinden normaal gesproken plaats op de bouwplaats, nu digitaal. Online overleggen over projectrisico’s, vereisten ter goedkeuring en criteria voor de voortgang is heel wat anders. Hanteer daarom een ‘meeting etiquette’. Dus zorg ervoor dat iedereen zijn zegje kan doen en zorg dat je een duidelijke structuur hebt tijdens de vergaderingen. Bespreek tijdens overleggen de onzekerheden en wijzigingen als gevolg van deze crisis en leg het goed vast. Actualiseer het risicodossier en de beheersmaatregelen.

Een goede dosis creativiteit

Het vraagt een goede dosis creativiteit om de impact van plotselinge obstakels zoals leveringsproblemen te verminderen. Materialen komen van over de hele wereld. Deze stromen worden momenteel belemmerd door sluiting van grenzen en dichtgaan van fabrieken door opgelegde overheidsbeperkingen. Zo had de aannemer van het gebouw een onderaannemer in Tsjechië opdracht gegeven grote stalen kolommen te leveren, die deze onderaannemer echter op zijn beurt in China had gekocht. Nog los van mogelijke productiebeperkingen door Corona maatregelen in China, golden logistieke problemen. De kolommen moeten door beide landen reizen vanwege ingewikkelde douanevoorschriften. Omdat de huidige grensafsluitingen het vrijwel onmogelijk maken om de kolommen binnen de geplande tijd te ontvangen, is in korte tijd besloten om in Nederland nieuwe kolommen samen te stellen en te monteren. In overleg hebben we snel de benodigde goedkeuringen e.d. georganiseerd.

Nakomen van afspraken

Wat betekent dit voor het vastgestelde budget en de planning? De financiële gevolgen zijn niet in te schatten. Vaststaat wel dat goede communicatie hierover van groot belang is. Schade voor de opdrachtgever proberen we tot een minimum te beperken door constant in de gaten te houden wie de wettelijke verantwoordelijkheid draagt voor onvoorziene extra kosten.

Bijhouden van het risicodossier is een belangrijk onderdeel in deze fase. Bij mogelijke vertragingen of verstoringen informeren we onmiddellijk de opdrachtgever en we leggen alles schriftelijk vast in het risicodossier. Om dergelijke vertragingen te voorkomen hebben wij de aannemer verzocht een gedetailleerde planning te maken met alle kritische onderdelen en een plan te ontwikkelen waarin de inspanningen worden beschreven die zij zullen gaan doen om overschrijding van het budget te voorkomen.

Om risico's tot op zekere hoogte te vermijden en te beperken, moet bovendien één basisregel hetzelfde blijven: afspraken moeten worden nagekomen. Daarbij zoeken we niet de strijd, maar juist partnerschap. Het volgens planning en budget realiseren van het project is voor ons allemaal van belang.

Blijf met elkaar in gesprek

Een van de belangrijkste zaken tijdens een crisis, welke dan ook, is blijf met elkaar in gesprek. Zorg ervoor dat je elkaar als partners blijft informeren. Blijf elkaar bellen en indien nodig vraag elkaar om hulp.

Zo proberen we er samen de schouders onder te zetten. De gezondheid van iedereen staat voor ons voorop: onze medewerkers, onze samenwerkingspartners, opdrachtgevers, de bouwvakkers en leveranciers. We zijn daarom ook trots op de helden van de bouw, die doorwerken buiten tijdens deze crisis Let goed op jezelf en op elkaar.